자료실에는 여러 해에 걸친 안내문이 누적됩니다. 같은 제목이 반복되어도 해당 연도의 기록일 수 있고, 서로 다른 제목 아래 같은 안내가 복사되어 있을 수도 있습니다. 중복을 정리하기 전에 현재 안내와 보관 자료의 역할을 구분해야 합니다.
첫 단계는 자료의 발행일과 적용 기간을 기록하는 일입니다. 동일한 제도 설명처럼 보이는 글도 적용 연도가 다르면 합쳐서는 안 됩니다. 둘째, 각 문서의 핵심 질문과 결론을 한 줄로 적습니다. 제목이 다르지만 같은 시점에 같은 답을 한다면 대표 안내를 정할 후보입니다. 셋째, 그 문서로 연결되는 메뉴와 다른 글의 링크를 확인합니다.
통합할 때에는 유효한 내용을 옮기고 중복된 문장을 그대로 여러 번 두지 않습니다. 이미 종료된 안내는 현재 기준으로 덮어쓰기보다 당시 자료였음을 표시할 수 있습니다. 오래된 주소로 들어오는 사람에게 최신 안내를 찾을 경로를 제공하되 과거 기록 자체가 필요한 경우에는 구분된 보관 상태를 유지합니다.
복사한 문장의 출처도 다시 확인합니다. 원본 자료가 삭제되었거나 규정이 바뀌었다면 동일한 문장을 유지하는 이유가 약해집니다. 문서 이름, 적용 날짜, 근거 주소를 대조하고 사실을 확인할 수 없는 구간은 검토 대상으로 남깁니다. 제목이나 어미만 고쳐 새 안내처럼 보이게 만들지 않습니다.
마지막으로 검색과 자료실 메뉴에서 실제 도착 화면을 확인합니다. 같은 질문을 찾는 사람이 오래된 파일을 현재 기준으로 오해하지 않고 필요한 새 자료로 이동할 수 있어야 합니다. 정리 기록에는 합친 문서, 남긴 보관 자료, 수정 이유를 남겨 다음 담당자가 같은 작업을 반복하지 않게 합니다.