공지나 안내문을 보냈는데 일부 사람에게 다시 알려야 할 때가 있다. 처음 보낸 사람 모두에게 반복해서 보내면 불필요한 알림이 되고, 정작 변경의 영향을 받는 사람을 빠뜨리면 혼란이 커진다. 재발송 대상을 정할 때에는 받은 사람이 누구인지보다 어떤 결정에 새 정보가 필요한지 먼저 살핀다.
변경 내용을 한 문장으로 적고 이전 안내와 무엇이 달라졌는지 표시한다. 일정 변경인지 신청 조건의 수정인지에 따라 영향받는 집단이 다르다. 이미 신청을 마친 사람과 아직 신청 전인 사람에게 필요한 행동도 다를 수 있다. 개인정보나 구독 상태를 이용해 대상을 추출한다면 그 목적과 수신 동의 범위를 확인한다.
발송 목록은 실제 상태를 기준으로 만든다. 응답이 없다는 이유만으로 메시지를 보지 않았다고 단정하지 않는다. 반대로 링크 클릭만으로 변경 내용을 이해했다고 가정하지도 않는다. 중요한 조건의 정정이라면 기존 안내를 게시한 페이지도 고치고, 재발송 문구에는 새 내용의 기준 날짜를 적는다. 이전 메시지를 지울 수 없는 채널에서는 무엇이 바뀌었는지 바로 보이게 한다.
여러 채널에 중복으로 등록된 사람은 같은 알림을 여러 번 받을 수 있다. 가능한 범위에서 목록을 대조하고, 한 사람에게 어떤 채널로 언제 발송했는지 기록한다. 모두에게 다시 보내야 하는 긴급 사안이라도 연락처 오류와 반송 목록을 확인해야 한다. 수신자가 스스로 현재 안내를 확인할 수 있는 공식 경로를 함께 제공한다.
발송 후에는 열람 수치만 보지 말고 실제 문의의 성격을 살핀다. 변경 전 조건으로 문의가 계속 들어오면 제목이나 첫 문장이 불분명할 수 있다. 다음 안내를 위한 개선점도 기록한다. 재발송은 한 번 더 광고할 기회가 아니라 이미 전달한 정보가 달라졌을 때 영향을 받는 사람에게 정확한 다음 행동을 알려 주는 절차다.
연락이 닿지 않은 사람에게 후속 조치가 필요한 경우에는 별도의 확인 절차를 정한다. 단순 재발송 횟수만 늘리는 방식은 수신 문제의 원인을 해결하지 못한다.